申請書類の書き方

個人情報適正管理規程のひな形と書き方

職業紹介事業者は、求職者の個人情報を扱う体制を「個人情報適正管理規程」として定め、許可申請時に添付します。指針で必ず盛り込む4項目が決まっているので、それを外さなければ難しい書類ではありません。開業後に送客サービスや求人データベースを使う予定なら、第三者提供の条項をこの時点で整えておくと後が楽です。

最終更新：2026年9月30日｜執筆：株式会社HADO（有料職業紹介事業許可番号 13-ユ-316820）

必ず入れる4項目

職業安定法に基づく指針（職業紹介事業者等が均等待遇、労働条件等の明示、求職者等の個人情報の取扱い等に関して適切に対処するための指針）で、規程に次の4つを定めることが求められています。

項目	書くこと
1. 個人情報を取り扱う者の範囲	職業紹介責任者を個人情報管理責任者とし、取扱者を職業紹介に従事する者に限定する。取扱者以外はアクセスできない管理（施錠・パスワード）。
2. 取扱者に対する教育・研修	採用時および年1回以上、個人情報の取扱いに関する教育を行う。
3. 本人からの開示・訂正・削除の求めへの対応	求職者本人から求めがあった場合の手続き（本人確認、対応期限、費用）。
4. 苦情の処理	個人情報の取扱いに関する苦情の窓口（職業紹介責任者）と処理手順、記録の保存。

併せて書いておく事項

収集する個人情報の範囲：職業紹介の目的に必要な範囲に限る。人種・信条・社会的身分・病歴等の要配慮個人情報は原則収集しない。
利用目的：職業紹介、求人者への紹介、求職者への連絡、法令上の帳簿作成に限る。目的外利用の禁止。
第三者提供：求人者への紹介に必要な範囲で、本人の同意を得て提供する。提供の記録（年月日・提供先・本人・項目）を保存する。
保管と廃棄：保管場所（施錠キャビネット・アクセス制限のあるクラウド）、保管期間（求人求職管理簿は2年）、廃棄方法。
安全管理措置：PCのパスワード、持ち出し禁止、委託先の監督。

無料ツール

この書類は無料ツールで作れます

会社情報と手数料を入力するだけで、労働局の公式Word様式（様式第1〜3号・手数料表・規程類・明示書面）に差し込んで出力します。登録不要、約30分。

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送客サービス・求人DBを使う予定がある場合

開業後に求職者を外部の送客サービスから受け取る、あるいは求人データベース経由で他社の求人に紹介する場合、求職者情報を「受け取る」「渡す」場面が発生します。規程に第三者提供と提供を受ける際の記録（確認・記録義務）の条項を入れておくと、契約時に修正せずに済みます。当社の送客サービスでは、求職者本人の同意を得た上で提供先の社名を明示して送客し、記録を保存しています。

補正になりやすい点

4項目のどれかが抜けている（特に教育・研修と苦情処理）
個人情報管理責任者が様式第1号の職業紹介責任者と別人になっている
保管場所がレイアウト図と対応していない（施錠キャビネットが図にない）

無料ツールでの作り方

免許申請書類無料作成ツールは、4項目を満たした規程に会社名・事業所・職業紹介責任者を差し込んでWordで出力します。業務運営規程と同じ責任者名が入るため、書類間の不一致が起きません。

よくある質問

個人情報保護法の対応と何が違いますか

個人情報保護法の義務に加えて、職業安定法の指針で規程の整備と4項目が求められています。両方を満たす内容にします。

Pマークや ISMS は必要ですか

許可の要件ではありません。規程と実際の管理体制があれば足ります。

求職者情報をクラウドで管理してもよいですか

アクセス制限とログ管理ができれば問題ありません。規程に保管場所として明記します。